La forma en que concebimos el diseño de la oficina es algo que está cambiando sustancialmente con el paso del tiempo. No obstante, el concepto de la oficina sin papeles no es algo nuevo, sino que se remonta a 1940. En ese entonces, se dio a conocer la idea de la “oficina del futuro”. Pero no sería hasta 1975 que un artículo publicado en Business Week predecería su adopción inminente.
En ocasiones, se tiende a pensar que la llegada de ordenadores personales ha brindado impulso a formas más modernas de concebir las oficinas. Sin embargo, los cada vez más asequibles sistemas para la impresión y el fotocopiado han generado el efecto contrario.
Pero, ahora, nos encontramos en una nueva búsqueda: la oficina libre de papel. Esto no solo busca mejorar la accesibilidad y la productividad, sino que establece garantías de cuidado para el Medio Ambiente y beneficios para la salud de todas las personas.
¿Documentación sin papel?
Como sabemos, la información es la materia prima fundamental de toda empresa u organización. Todas las empresas archivan documentación. No obstante, lo que cambia entre las empresas y oficinas que se han actualizado y las que no, es el modo en que acumulan.
Las oficinas que mantienen esquemas tradicionales continúan eligiendo el papel para el archivo de documentación. Para eso, requieren de grandes espacios en los que poder guardar todos esos documentos. Pero, además, esto implica grandes riesgos para la integridad de los documentos.
Como sabemos, el papel se degrada con el paso del tiempo. Además, puede exponerse a diferentes condiciones que lo dañen, como es el caso de los incendios, la humedad en los entornos, entre otras cuestiones.
Otro gran problema de las oficinas y empresas que se basan en el papel como formato para el guardado de documentación, tiene que ver con el tiempo perdido en la búsqueda de los documentos. Al momento de acudir a un documento en particular, las personas pueden perder grandes cantidades de tiempo propio de su jornada laboral, en la búsqueda de ese documento, almacenado en papel.
Menos papel, más eficacia
Teniendo estas cuestiones en mente, son muchos los beneficios que presentan las oficinas libres de papel. Por un lado, podemos decir que se reduce sustancialmente el tiempo de localización de la información, pudiendo acudir a los documentos necesarios en cuestión de segundos, a partir de un par de clicks y sin perder tiempo productivo. En segundo lugar, se reduce considerablemente el espacio requerido para el archivo, ya que el espacio pasa a ser virtual. Y, finalmente, se reduce también el coste del almacenaje y de los procesos asociados al trabajo con documentos.
Al reducir el tiempo de respuesta en la búsqueda y el tratamiento de documentos, se obtiene mayor rapidez y eficacia en los procesos empresariales, garantizando un aumento en la creatividad. Además, se reduce la posibilidad de perder tiempo y dinero por errores, que son más sencillos de corregir en el formato digital.
Con los beneficios mencionados con anterioridad, parece evidente que la oficina sin papeles será una realidad efectiva más temprano que tarde. No sólo implica un aumento en la productividad de las empresas y oficinas, sino que también les garantiza seguridad y un ahorro, tanto de tiempo como de dinero. Es cuestión de tiempo para que la oficina sin papeles se extienda alrededor del mundo.
