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¿Qué es el Facility Management?

 

Facilities Management

Me gustaría empezar resaltando que el Facility Management no es la prestación de servicios. Es una disciplina mucho más compleja y entrelazada en la estructura de las empresas dando soporte a la misma como otros departamentos tales como Recursos Humanos, Informática y similares.

La disciplina del Facility Management abarca una gran variedad de actividades que se pueden agrupar en tres grupos:

  • Actividades relacionadas con los Activos Inmobiliarios;
  • Actividades relacionadas con los Medios de Producción; y
  • Actividades relacionadas con los Servicios

Las actividades relacionadas con los Activos Inmobiliarios son aquellas que también conocemos como actividades de “Real Estate” y son imprescindible incluirlas en la dirección del Facility Management aun cuando no se tienen inmuebles en propiedad. Es decir, la gestión de los arrendamientos, las tasas, impuestos, etc. forman parte de la misma.

Las actividades relacionadas con los Medios de Producción en entornos de oficinas son principalmente el mobiliario y las infraestructuras de las instalaciones de comunicación.

Las actividades de los Servicios también se pueden dividir en dos actuaciones. La primera es todas las actividades relacionado con la conservación de los activos inmobiliarios tales como limpieza, seguridad, mantenimiento y similares. La segunda son todos los servicios dirigidos a las personas (empleados, externos, visitas) tales como reserva de salas de reunión, recepción, reprografía, distribución de correo y paquetería, etc.

El Facility Management es la gestión integral (acentuando la palabra integral) de estos tres grupos y actuando como área de soporte a las actividades principales de la empresa, el core-business. Es decir, la estrategia del Facility Management siempre debe estar en función de la empresa y sus estrategias y objetivos de modo que la empresa puede aumentar su eficiencia, efectividad, flexibilidad y creatividad. Esto implica que actúa en un entorno de cambio constante adaptándose a cambios de la misma empresa y del mundo exterior.

La clave de una buena gestión del Facility Management radica en la integración de todas las áreas de forma estructurada y que se refleja en el ciclo del Facility Management. Ver el esquema adjunto:

 

Facilities Management
En el Ciclo del Facility Management podemos distinguir 3 fases, la de planificación, la de ejecución y la operativa. La gestión integral es importante ya que permite una recopilación de datos sistémico de todas las áreas de Facility Management que a su vez forma la base para poder tomar decisiones estratégicas coherentes.

En la planificación estratégica se desarrollo los planes para un plazo de 3 a 5 años partiendo de los datos procedentes de la gestión operativa de la planificación estratégica corporativa. Esta planificación produce la planificación de una serie de proyectos con una serie de parámetros como punto de partida. Proyectos como, por ejemplo, abrir oficina en Valencia para el proyecto A, externalizar los servicios con indicadores de prestación, unificar 2 oficinas en una, redistribuir la planta 3 para optimizar y modernizar las instalaciones, etc. En la misma fase encontramos la planificación de espacios que tiene que ver con la definición de la tipología de puestos, la distribución departamental y de los puestos. La planificación de los Facilities es una fase que no suele estar integrada en las empresas nacionales. O suele estar bajo la responsabilidad de otras áreas como la dirección general o se suele ser externalizar, como la planificación de espacios. La integración de esta fase en el departamento de Facility Management aporta solo beneficios a la empresa. ¿La eliminación de la planificación de un departamento lo hace mejor? Evidentemente no. La integración permite la toma de decisiones con datos coherentes y reales, el departamento estará informado de la planificación de proyectos corporativo a sus inicios para poder planificar los proyectos de Facility con tiempo. ¿Acaso no es mejor saber que hace falta cambiar de oficina un año antes que 3 meses antes? La no integración hace flaquear la eficiencia financiera del Facility Management y con ello los costes operativos y las inversiones de la empresa.

En la fase de Ejecución encontramos la ejecución de aquellos proyectos que fueron planificado. No todos los proyectos planificados se llevan a ejecutar o deben ser modificados ya que los puntos de partida o los parámetros pueden haber cambiado.

La fase operativa contiene las actividades que más reconocemos pero que no siempre están bien estructuradas. Las actuaciones se agrupan:

  • Conservar el entorno

En ella encontramos los Facility Services; la limpieza, mantenimientos, seguridad, etc.

  • Definición de normas, adquisición de servicios y productos, y contratación
  • Establecer, controlar y mejorar los procedimientos internos del uso de los Facilities
  • Realización de modificaciones menores diarias
  • Recopilación y mantenimiento de los datos e información de los Facilities
  • Administración y posible facturación interna del uso de los Facilities

Para Ivory, el Facility Management va mucho más allá de la prestación de los servicios. Es nuestra visión del ciclo y la gestión integral del Facility Management que nos permite poder aportar valor a nuestros clientes. Este es el único camino para realizar proyecto como por ejemplo de ahorros de costes sin afectar las calidades, el bien estar de los empleados o las prestaciones corporativa a sus clientes.

El Facility Management profesional está alineado con la empresa y a disposición de ella para que esta pueda conseguir sus objetivos.

 

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